Seit dem 01.01.2025 ermöglicht es die Zettasecure GMBH nicht nur den eigenen Mitarbeitern digital zu unterschreiben, sondern auch deren Kunden. Dies ist der nächste Schritt, um jährlich hunderte Kilogramm an Papier zu sparen und somit den CO2-Fußabdruck klein zu halten.
Dafür haben wir die Seite sign.zettasecure.com ins Leben gerufen, welche für die Abwicklung der Signaturvorgänge genutzt wird. Dahinter befindet sich die Software Odoo, welche uns dabei unterstützt.
Mit der Software unterzeichnete Dokumente sind für alle europäischen Länder gemäß der EU-Vorschrift 910/2014 (eIDAS) sowie für die USA gemäß dem US ESIGN Act gültig. Sie besitzen somit eine ausreichende Rechtsgültigkeit für unsere Verträge.
Folgende Punkte waren uns zusätzlich wichtig:
- Sichere Identifikation: Die Empfänger können ein Dokument nur über einen persönlichen, eindeutigen und sicheren Link, der mit ihrer E-Mail-Adresse verknüpft ist, digital unterzeichnen. Das System speichert die IP-Adresse des Nutzers sowie das Datum und die Uhrzeit des Ereignisses und archiviert diese Daten im Prüfprotokoll des Dokuments. Dieses Protokoll wird am Ende des Prozesses automatisch dem Unterzeichner zugestellt.
- Optionale SMS-Verifizierung: Der Eigentümer des Dokuments kann optional eine zusätzliche SMS-Verifizierung (6-stelliger Code) für einige Empfänger verlangen.
- Dokumentenintegrität gewahrt: Jede Aktivität zum Dokument (Unterschreiben, Lesen usw.) wird protokolliert und bei jedem Schritt wird ein kryptografischer Nachweis der Integrität deines Dokuments erstellt und überprüft. Die Benutzer können jederzeit ihren persönlichen und einzigartigen Dokumentenlink verwenden, um eine Kopie des Referenzdokuments herunterzuladen und zu drucken. Ein vollständiger Prüfprotokollbericht ist für alle Beteiligten jederzeit verfügbar.
Wie sieht der Unterschriftenprozess nun genau aus?
Sobald Sie einen Vertrag unterschreiben möchten, erhalten Sie von unserem Team die Möglichkeit diesen Digital oder nicht Digital zu unterschreiben. Wenn Sie sich für die Digitale Variante entscheiden, bekommen Sie nach der Vertragserrichtung eine Mail von der Mailadresse „sign@zettasecure.com“. Darin werden Sie aufgefordert das notwendige Dokument zu unterzeichnen. Klicken Sie dabei auf „Dokument unterzeichnen“, um mit dem Unterschriftenworkflow zu starten. Das Mail sieht wie folgt aus.
Tipp: Um Phishing vorzubeugen halten Sie die Maus über den Button "Dokument unterzeichnen" und prüfen Sie ob der verweisende Link auf "https://sign.zettasecure.com" verweist. Nur diese Domain wird von der Zettasecure GMBH verwaltet.
Wenn Sie auf "Dokument unterzeichnen" klicken, öffnet sich Ihr Browser mit dem zu unterzeichnenden Dokument. Bitte lesen Sie dieses im ersten Schritt vollständig. Sollten Sie Fragen dazu haben können Sie jederzeit Ihre Ansprechperson kontaktieren.
Sollten Sie einen Fehler entdecken, oder den Vertrag nicht unterzeichnen möchten, dann können Sie das angeben indem Sie in der rechten oberen Ecke auf "Dokument ablehnen" drücken.
Wenn Sie das Dokument gelesen haben können Sie am linken Rand den Button „Zum Starten Klicken“ erkennen. Dieser navigiert nun zum ersten Feld. In diesem Fall wird der Name benötigt und automatisch ausgefüllt.
Nach einem klick auf „Weiter“ wird auch das Datum ausgefüllt. Danach können Sie so oft auf „Weiter“ klicken, bis das Dokument alle Felder ausgefüllt hat. Am Ende werden Sie bei der eigentlichen Signatur ankommen. Klicken Sie auch dort wieder auf „Weiter“ und ein Signaturfenster wird geöffnet.
In diesem Fenster geben Sie bitte Ihren vollständigen Namen ein. Außerdem haben Sie nun die Möglichkeit die Unterschrift selbst zu zeichnen, eine hochzuladen oder diese automatisch erstellen zu lassen (Auto, Zeichnen, Laden). Das Bild selbst ist dabei unerheblich und nicht zu vergleichen mit einer Handschriftlichen Unterschrift. Es wird im Hintergrund alles elektronisch erfasst, um einen ausreichenden Nachweis zu erbringen.
Betätigen Sie nun „Alles unterzeichnen“. Danach wird in dem Feld Ihr Name mit einem Kryptographischen Hash erscheinen. Dieser garantiert, dass das Dokument nicht verändert werden kann.
Nun sind Sie beim letzten Schritt angekommen und können den Signaturvorgang abschließen. Betätigen Sie dafür „Vollständiges Dokument validieren und senden“.
Die folgende Meldung bestätigt die erfolgreiche Unterzeichnung.
Am Ende erhalten Sie das Protokoll und unterzeichnete Dokument per Mail zugesandt.
Die Unterschrift ist nun bestätigt und abgeschlossen.